Boekhouding Boekhoudkundige aandachtspunten bij het inhuren van freelancers
Als je als bedrijf freelancers inhuurt, zijn er diverse boekhoudkundige zaken waar je rekening mee moet houden. Het correct administreren van freelancers is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering en om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aandachtspunten. Boekhoudkundige aandachtspunten bij het inhuren van freelancers!
Zorg voor een duidelijke overeenkomst
Voordat je een freelancer inhuurt, is het cruciaal om duidelijke afspraken te maken over de werkzaamheden, het tarief en de betalingstermijn. Leg deze afspraken vast in een overeenkomst, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Een goede overeenkomst vormt de basis voor een soepele samenwerking en voorkomt misverstanden achteraf.
Belangrijke elementen in de overeenkomst:
- Omschrijving van de werkzaamheden
- Tarief (per uur of per project)
- Betalingstermijn
- Duur van de overeenkomst
- Intellectuele eigendomsrechten
- Geheimhoudingsplicht
Verwerk facturen tijdig in je boekhouding
Wanneer je facturen van freelancers ontvangt, is het belangrijk om deze tijdig te verwerken in je boekhouding. Controleer eerst of de factuur voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals een uniek factuurnummer, datum, omschrijving van de werkzaamheden en het BTW nummer van de freelancer (indien van toepassing).
Boek de factuur vervolgens op de juiste grootboekrekening, zodat je een duidelijk overzicht hebt van je uitgaven aan freelancers. Zorg ervoor dat je de facturen op tijd betaalt om een goede relatie met je freelancers te behouden en eventuele betalingsachterstanden te voorkomen.
Let op de wet DBA
De wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is een belangrijk aandachtspunt bij het inhuren van freelancers. Deze wet heeft als doel schijnzelfstandigheid tegen te gaan en duidelijkheid te scheppen over de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Om aan de wet DBA te voldoen, is het essentieel dat de freelancer daadwerkelijk als zelfstandige werkt en niet als een verkapte werknemer. Dit betekent onder andere dat de freelancer zelf bepaalt hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd en ook voor andere opdrachtgevers kan werken.
Tip: Maak gebruik van door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten om zekerheid te krijgen over de arbeidsrelatie met je freelancers.
Controleer de BTW-plicht van freelancers
Niet alle freelancers zijn BTW-plichtig. Het is belangrijk om te controleren of de freelancer die je inhuurt BTW in rekening moet brengen. Als de freelancer BTW-plichtig is, moet je deze BTW meenemen in je boekhouding en aangeven bij de Belastingdienst.
Wanneer een freelancer niet BTW-plichtig is, hoef je geen BTW te betalen over de factuur. In dat geval is het wel verstandig om een verklaring van de freelancer te vragen waaruit blijkt dat hij of zij niet BTW-plichtig is, zodat je dit kunt aantonen bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
Bewaar relevante documenten
Voor een goede administratie is het essentieel om alle relevante documenten met betrekking tot freelancers te bewaren. Dit omvat onder andere:
- Overeenkomsten
- Facturen
- Betalingsbewijzen
- Correspondentie
- Eventuele verklaringen (bijvoorbeeld over BTW-plicht)
Zorg ervoor dat je deze documenten overzichtelijk archiveert, zodat je ze snel kunt terugvinden wanneer nodig. Volgens de wettelijke bewaartermijn moet je deze documenten minimaal 7 jaar bewaren.
Overweeg het inschakelen van een boekhouder of accountant
Als je veel freelancers inhuurt of moeite hebt met de boekhoudkundige verwerking, kan het verstandig zijn om een boekhouder of accountant in te schakelen. Zij kunnen je helpen bij het opzetten van een goede administratie en het naleven van de relevante wet- en regelgeving.
Een boekhouder of accountant kan je ook adviseren over fiscale zaken, zoals de aftrekbaarheid van kosten en het optimaliseren van je belastingaangifte. Door hun expertise in te schakelen, voorkom je problemen met de Belastingdienst en kun je je focussen op je core business.
Conclusie
Het inhuren van freelancers brengt diverse boekhoudkundige aandachtspunten met zich mee. Door duidelijke afspraken te maken, facturen tijdig te verwerken en te letten op zaken als de wet DBA en BTW-plicht, voorkom je problemen en zorg je voor een gezonde bedrijfsvoering.
Mocht je twijfelen over de juiste aanpak, aarzel dan niet om een boekhouder of accountant in te schakelen. Met hun expertise aan je zijde kun je met een gerust hart freelancers blijven inhuren en je bedrijf laten groeien.
