Boekhouding Hoe je eenvoudig je debiteurenlijst beheert
Als ondernemer wil je natuurlijk dat je facturen op tijd betaald worden. Een goed beheer van je debiteurenlijst is daarbij essentieel. In dit artikel geef ik je praktische tips hoe je dit effectief kunt aanpakken, zodat je altijd overzicht houdt en je cashflow op peil blijft. Hoe je eenvoudig je debiteurenlijst beheert!
Het belang van een actuele debiteurenlijst
Een debiteurenlijst is een overzicht van alle openstaande facturen van je klanten. Door dit regelmatig bij te werken, houd je zicht op wie er nog moet betalen en kun je tijdig actie ondernemen bij te late betalingen. Voordelen van een actuele debiteurenlijst zijn:
- Je houdt grip op je cashflow en kunt beter je uitgaven plannen
- Je ziet snel welke klanten te laat betalen, zodat je hierop kunt anticiperen
- Het voorkomt dat facturen vergeten worden en te lang openstaan
- Je kunt gerichter herinneringen sturen en incassotrajecten starten indien nodig
Tips voor het bijhouden van je debiteurenlijst
Het bijhouden van je debiteurenlijst hoeft niet veel tijd te kosten als je het slim aanpakt. Enkele tips:
- Gebruik een boekhoudprogramma of app. Hierin kun je eenvoudig facturen opstellen en het betaalgedrag van klanten monitoren. Veel pakketten hebben handige rapportages en signaleren automatisch te late betalingen.
- Stel duidelijke betalingsvoorwaarden. Vermeld altijd duidelijk op je facturen binnen hoeveel dagen er betaald moet worden. 14 of 30 dagen is gebruikelijk. Wees hier consequent in.
- Check wekelijks je openstaande posten. Maak er een vast moment voor in je agenda om je debiteurenlijst door te nemen. Stuur direct een vriendelijke betalingsherinnering als de betaaltermijn is verstreken.
- Bel bij geen reactie. Wordt er na een herinnering niet betaald, neem dan telefonisch contact op. Misschien is je factuur zoek geraakt of is er een andere reden voor te late betaling. Meedenken in een oplossing wordt vaak gewaardeerd.
Klanten vinden het fijn als je ze snel informeert over een openstaande factuur. Wacht dus niet te lang met een herinnering. Hoe eerder je belt of mailt, hoe groter de kans op snelle betaling.
Voorkom betalingsachterstanden
Uiteraard wil je liever voorkomen dat klanten te laat betalen. Enkele maatregelen die je kunt treffen:
- Bied verschillende betaalmethoden aan zoals iDeal, creditcard of automatische incasso
- Geef korting bij snelle betaling, bijvoorbeeld 2% bij betaling binnen 10 dagen
- Stuur grotere orders of eerste bestellingen onder rembours
- Vraag een aanbetaling of stuur een factuur in termijnen bij langlopende projecten
- Doe een kredietcheck bij nieuwe klanten of grote orders
Schakel hulp in als het nodig is
Loopt een betaling echt uit de hand en reageert je klant nergens op? Dan is het verstandig om een incassobureau of jurist in te schakelen. Zij kunnen de juiste stappen ondernemen om je geld alsnog te innen. Vaak sturen ze eerst een aanmaning en bij geen reactie volgt een gerechtelijke procedure.
Laat het echter niet zover komen en blijf zelf alert op je debiteurenbeheer. Met de tips uit dit artikel en de juiste tools houd je eenvoudig grip op je openstaande facturen. Zo borg je een gezonde cashflow en kun jij je focussen op ondernemen!
Tellow
