Boekhouding Waarom je je facturen digitaal moet bewaren
In het digitale tijdperk waarin we leven, is het belangrijk om mee te gaan met de laatste ontwikkelingen. Dit geldt ook voor het bewaren van je facturen. Het digitaal bewaren van facturen biedt namelijk talloze voordelen ten opzichte van het traditionele papieren archief. In dit artikel lees je waarom jij ook zou moeten overstappen op digitale facturatie.
Altijd en overal toegankelijk
Een van de grootste voordelen van digitale facturen is dat je er altijd en overal bij kunt. Of je nu thuis bent, op kantoor of onderweg, met een paar klikken heb je direct toegang tot al je facturen. Dit is vooral handig als je snel een factuur nodig hebt voor bijvoorbeeld je boekhouding of een belastingaangifte. Je hoeft niet meer te zoeken in stoffige ordners, alles staat overzichtelijk op je computer of in de cloud.
Bespaar tijd en ruimte
Het digitaal bewaren van facturen bespaart je een hoop tijd en ruimte. Je hoeft niet meer te printen, te sorteren en te archiveren in fysieke mappen. Dit scheelt je niet alleen veel werk, maar ook kostbare kantoorruimte. In plaats daarvan kun je al je facturen eenvoudig digitaal opslaan en ordenen. Zo houd je meer tijd over voor de zaken waar het echt om draait in je bedrijf.
Zoek en vind met gemak
Heb je wel eens minutenlang gezocht naar die ene factuur in je papieren archief? Dankzij digitale facturatie behoort dit tot het verleden. Met slimme zoekfuncties vind je binnen enkele seconden de factuur die je nodig hebt. Je kunt zoeken op datum, klantnaam, bedrag of elk ander relevant criterium. Zo heb je altijd snel inzicht in je financiën.
Veilig en duurzaam
Digitale facturen zijn niet alleen handig, maar ook veilig en duurzaam. Je loopt geen risico meer dat belangrijke documenten kwijtraken, beschadigd raken of door onbevoegden worden ingezien. Door encryptie en veilige back-ups zijn je gegevens optimaal beschermd. Bovendien draag je met digitale facturatie bij aan een beter milieu. Je bespaart papier en inkt en vermindert je CO2-uitstoot.
Eenvoudig delen en samenwerken
Digitale facturen maken het eenvoudig om samen te werken met je boekhouder, accountant of andere zakelijke partners. Je kunt facturen met een paar klikken delen via e-mail of een beveiligde link. Zo heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele informatie en voorkom je misverstanden. Ook kun je gemakkelijk een selectie van facturen delen, zonder dat je hele administratie openbaar wordt.
Stap over op digitale facturatie
Overtuigd van de voordelen van digitale facturatie? Dan is het tijd om de overstap te maken. Gelukkig is dit eenvoudiger dan je denkt. Er zijn talloze gebruiksvriendelijke tools en softwarepakketten beschikbaar die je helpen bij het digitaliseren van je facturen. Vaak kun je zelfs je papieren facturen eenvoudig inscannen en automatisch laten herkennen.
Tellow
