Boekhouding Zo beheer je je onkostenvergoedingen correct
Als ondernemer of werknemer maak je regelmatig kosten voor je werk. Denk aan reiskosten, maaltijden, kantoorbenodigdheden en meer. Het is belangrijk om deze onkosten zorgvuldig bij te houden en te declareren, zodat je bedrijf of werkgever deze kan vergoeden. Maar hoe doe je dit op een correcte en efficiënte manier? In dit artikel lees je hoe je je onkostenvergoedingen het beste kunt beheren. Zo beheer je je onkostenvergoedingen correct!
Waarom Is het Bijhouden van Onkosten Belangrijk?
Het nauwkeurig registreren en declareren van je onkosten is om meerdere redenen cruciaal:
- Het zorgt ervoor dat jij of je bedrijf geen geld misloopt. Als je kosten niet declareert, komen deze uiteindelijk voor eigen rekening.
- Het is wettelijk verplicht om een goede administratie bij te houden voor de belastingdienst. Je moet kunnen aantonen welke kosten je hebt gemaakt voor je werk.
- Het geeft inzicht in je uitgavenpatroon. Zo kun je beter budgetteren en eventueel besparen op bepaalde kostenposten.
Hoe Houd Je Je Onkosten Bij?
Er zijn verschillende manieren om je onkosten te registreren:
- Bonnetjes bewaren: Verzamel alle bonnen van je werk gerelateerde aankopen en declareer deze periodiek bij je werkgever. Bewaar de bonnen goed, bijvoorbeeld in een map of ordner.
- Digitaal noteren: Maak een spreadsheet of gebruik een app om je uitgaven direct digitaal vast te leggen. Noteer datum, bedrag, omschrijving en btw. Voeg een scan of foto van de bon toe.
- Creditcard voor zakelijke uitgaven: Vraag een aparte creditcard aan voor al je werk gerelateerde kosten. Zo houd je privé- en zakelijke uitgaven gescheiden en heb je automatisch een digitaal overzicht.
Tip: Leg kosten direct vast en wacht niet te lang met declareren. Zo raak je geen bonnetjes kwijt en voorkom je dat je uitgaven vergeet.
Welke Onkosten Kun Je Declareren?
Welke kosten je precies kunt declareren verschilt per werkgever en functie. Veelvoorkomende declarabele onkosten zijn:
- Reiskosten zoals openbaar vervoer, brandstof, parkeren, etc.
- Maaltijden en consumpties tijdens werkdagen of -reizen
- Kantoorartikelen en -meubilair voor thuiswerken
- Computer, telefoon en internetkosten voor zakelijk gebruik
- Kosten voor cursussen, opleidingen en vakliteratuur
- Contributie voor (vak)verenigingen
- Representatiekosten zoals relatiegeschenken en zakendiners
Check het onkostenbeleid van je bedrijf voor de exacte regels en voorwaarden.
Hoe Declareer Je Onkosten?
De meeste bedrijven hebben een vast proces voor het indienen van declaraties:
- Verzamel alle bonnen en bewijsstukken van de kosten die je wilt declareren
- Vul een (digitaal) declaratieformulier in met de datum, het bedrag en een omschrijving per kostenpost. Voeg de bonnen als bijlage toe.
- Dien het formulier in bij je leidinggevende of de financiële administratie.
- Na goedkeuring ontvang je het gedeclareerde bedrag op je rekening of wordt dit verrekend met je salaris.
Handige Tools voor Onkostenbeheer
Om het bijhouden en declareren van onkosten makkelijker te maken, kun je gebruik maken van diverse handige tools:
- Onkostendeclaratie-apps zoals Declaree, Expensify of Klippa. Hiermee kun je bonnen scannen, uitgaven categoriseren en declaraties indienen.
- Budgetteringssoftware om inzicht te krijgen in je uitgaven en deze te bewaken, zoals YNAB of Dyme.
- Boekhoudprogramma’s zoals Exact of Twinfield om uitgaven te koppelen aan klanten of projecten en eenvoudig te verwerken.
- Zakelijke creditcards met een app voor beheer en overzichten, zoals die van American Express of Rabobank.
Bewaar Je Administratie Goed
Tot slot is het belangrijk om je onkostendeclaraties en bijbehorende bonnen goed te bewaren. Volgens de wettelijke bewaartermijn moet je administratie minimaal 7 jaar bewaard worden. Doe dit zowel digitaal als op papier, zodat je altijd een back-up hebt. Een goed georganiseerde administratie komt van pas bij een eventuele belastingcontrole of audit. Maar het helpt je ook om grip te houden op je financiën en uitgavenpatroon.
Door je onkosten nauwkeurig bij te houden en tijdig te declareren, voorkom je financiële verrassingen en zorg je voor een gezonde cashflow. Met de juiste tools en een stukje discipline houd jij je onkosten moeiteloos onder controle. Zo kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: ondernemen en groeien!
Jortt
Bunni
Tellow
