Waarom je altijd een kopie van je administratie moet bewaren

Als ondernemer of particulier is het essentieel om altijd een kopie van je administratie te bewaren. Het zorgvuldig bijhouden en archiveren van belangrijke documenten kan je op de lange termijn veel tijd, geld en stress besparen. In dit artikel lees je waarom het maken van een back-up van je administratie zo cruciaal is en hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Bescherming tegen verlies of beschadiging

Een van de belangrijkste redenen om een kopie van je administratie te bewaren, is om jezelf te beschermen tegen verlies of beschadiging van originele documenten. Er kan altijd iets onverwachts gebeuren, zoals:

• Brand of waterschade in je kantoor of woning
• Diefstal van je computer of fysieke documenten
• Technische problemen met je harde schijf of opslagapparaat
• Per ongeluk verwijderen van belangrijke bestanden

Door regelmatig back-ups te maken van je administratie, voorkom je dat je waardevolle informatie voorgoed kwijtraakt als er iets misgaat.

Voldoen aan wettelijke bewaartermijnen

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om bepaalde administratieve documenten een vastgestelde periode te bewaren. Denk hierbij aan:

• Facturen en bonnen (7 jaar)
• Bankafschriften en betalingsbewijzen (7 jaar)
• Contracten en overeenkomsten (7 jaar na afloop)
• Personeelsdossiers (tot 2 jaar na uitdiensttreding)

Door kopieën van deze documenten te bewaren, kun je altijd aantonen dat je aan je wettelijke verplichtingen voldoet, zelfs als de originelen verloren gaan.

Efficiëntie en tijdsbesparing

Een goed georganiseerd en gearchiveerd administratiesysteem kan je veel tijd en moeite besparen. Met een back-up van je documenten kun je:

• Snel en eenvoudig informatie terugvinden wanneer je die nodig hebt
• Efficiënter werken door digitale versies van documenten te gebruiken
• Gemakkelijk documenten delen met accountants, belastingadviseurs of andere professionals

Door je administratie op orde te hebben, voorkom je onnodige stress en frustratie wanneer je op zoek bent naar specifieke informatie.

Hoe maak je een back-up van je administratie?

Er zijn verschillende manieren om een kopie van je administratie te bewaren:

1. Digitaliseer fysieke documenten door ze te scannen of te fotograferen
2. Sla digitale bestanden op in de cloud (zoals Google Drive of Dropbox) of op een externe harde schijf
3. Maak regelmatig back-ups van je digitale administratie en bewaar deze op een veilige locatie
4. Overweeg een online boekhoudprogramma te gebruiken dat automatisch back-ups maakt van je gegevens

“Een goede administratie is de ruggengraat van elk succesvol bedrijf. Door altijd een kopie van je belangrijke documenten te bewaren, bescherm je jezelf tegen onvoorziene gebeurtenissen en kun je efficiënter werken.”

Investeer tijd in het opzetten van een betrouwbaar back-upsysteem voor je administratie. Het kan je in de toekomst veel problemen besparen en ervoor zorgen dat je bedrijf of persoonlijke financiën op rolletjes lopen.