Wat zijn royalties en hoe verwerk je deze in een boekhoudprogramma?

Royalties zijn een belangrijk concept in de wereld van intellectueel eigendom. Ze spelen een hele belangrijke rol in de compensatie van auteurs, kunstenaars, uitvinders en anderen mensen die creatieve of technische werken maken. Wie royalties ontvangt, moet deze altijd verwerken in de boekhoudsoftware, of dit doorgeven aan de eigen boekhouder. In dit artikel zal ik uitleggen wat royalties zijn, voorbeelden geven van verschillende soorten royalties, en uiteenzetten hoe je deze in een boekhoudprogramma verwerkt.

Wat zijn royalties?

Royalties zijn betalingen die worden gedaan aan eigenaren van intellectuele eigendommen voor het gebruik van hun werk. Hierbij moet je denken aan: boeken, muziek, patenten, handelsmerken en andere vormen van creatief of technisch werk. De eigenaar van het werk geeft een licentie aan een ander om het werk te gebruiken, in ruil voor een vergoeding die vaak gebaseerd is op een percentage van de opbrengst uit dat gebruik.

In het kort: Royalties zijn betalingen aan de maker van een werk voor het gebruik ervan.

Een voorbeeld: Auteur van een boek, die hij via een uitgever verkoopt

Stel je voor dat een auteur een boek via een uitgever heeft uitgegeven. Elke keer als een exemplaar van het boek wordt verkocht, ontvangt de auteur een royalty van 10% van de verkoopprijs. Als het boek voor €20 wordt verkocht, krijgt de auteur €2 per verkocht exemplaar. De uitgever verzamelt alle verkopen, trekt zijn eigen kosten af, en betaalt de auteur vervolgens de verschuldigde royalties, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal. In de boekhouding van de auteur worden deze ontvangen royalties geregistreerd als “Inkomsten uit royalties”, waardoor de auteur een duidelijk overzicht heeft van zijn inkomsten uit boekverkopen.

Voorbeelden van royalties

Royalties kunnen in verschillende vormen voorkomen. De meeste mensen die ik spreek hebben een (e)-boek uitgegeven. Hier ontvangen ze soms nog jarenlang royaltyvergoeding over. Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden:

• Boeken: Een auteur ontvangt royalties voor elk verkocht exemplaar van zijn of haar boek.
• Muziek: Een muzikant ontvangt royalties wanneer zijn of haar muziek wordt afgespeeld op de radio, gestreamd online, of gebruikt in een film.
• Patenten: Een uitvinder ontvangt royalties wanneer een bedrijf een product maakt en verkoopt dat gebaseerd is op zijn of haar gepatenteerde uitvinding.
• Software: Een softwareontwikkelaar ontvangt royalties wanneer bedrijven hun softwarelicenties kopen en gebruiken.
• Merchandise: Een artiest ontvangt royalties voor het gebruik van zijn of haar kunstwerken op producten zoals T-shirts, mokken, en posters.

Wist je dat als je je eigen boek verkoopt zonder tussenkomst van een uitgever, je de volledige verkoopprijs als directe inkomsten kunt registreren in je boekhouding?

Hoe verwerk je royalties in een boekhoudprogramma?

Het verwerken van royalties in een boekhoudprogramma kan een lastige taak zijn, maar met de juiste stappen kun je dit efficiënt en nauwkeurig doen. Als je echter een goed boekhoudpakket gebruikt, dan gaat het vaak wat soepeler. Het pakket dat wij gebruiken heeft hier een apart invoerveld voor. Erg handig.  Hier is een stapsgewijze uitleg:

1. Inkomstenregistratie

Registreer de ontvangen royalties als inkomsten. Dit doe je door een specifieke inkomstenrekening aan te maken voor royalties in je boekhoudprogramma. Bijvoorbeeld: “Inkomsten uit royalties”.

2. Uitgavenregistratie

Als je royalties moet betalen, registreer deze betalingen als uitgaven. Maak hiervoor een specifieke uitgavenrekening aan, zoals “Uitgaven aan royalties”.

3. Facturering en betalingen

Wanneer je royalties ontvangt of betaalt, zorg ervoor dat je deze transacties correct factureert en registreert in je boekhoudprogramma. Gebruik daarbij de relevante inkomsten- of uitgavenrekening.

4. Rapportage

Gebruik de rapportagemogelijkheden van je boekhoudprogramma om periodiek een overzicht te krijgen van de ontvangen en betaalde royalties. Dit helpt je om een goed inzicht te houden in je financiële situatie en om te voldoen aan eventuele belastingverplichtingen.

Voorbeeld van verwerking

Stel dat je een auteur bent en je ontvangt €1000 aan royalties voor de verkoop van je boek. Dit boek je als volgt in je boekhoudprogramma:

1. Maak een nieuwe inkomstenboeking aan onder de rekening “Inkomsten uit royalties”.
2. Voer het bedrag van €1000 in.
3. Noteer de datum en eventuele aanvullende details, zoals de uitgever of distributeur.

Als je een bedrijf hebt dat royalties betaalt voor het gebruik van gepatenteerde technologie, en je betaalt €500 aan de uitvinder, boek je dit als volgt in:

• Maak een nieuwe uitgavenboeking aan onder de rekening “Uitgaven aan royalties”.
• Voer het bedrag van €500 in.
• Noteer de datum en de naam van de ontvanger.