Redactie Als ondernemer of financiële professional is het belangrijk om te werken met een goed boekhoudprogramma. Maar hoe kies je het juiste programma voor jouw specifieke behoeften? In dit artikel geven we tips en advies om je te helpen de juiste keuze te maken.
Definities
Voordat we beginnen met de tips, is het belangrijk om enkele belangrijke begrippen te definiëren:
- Boekhoudprogramma: Een softwareprogramma waarmee je financieel beheer kunt uitvoeren, zoals het bijhouden van je inkomsten en uitgaven, het maken van financiële rapporten en het versturen van facturen.
- Cloud boekhoudprogramma: Een boekhoudprogramma waarbij de data op een externe server wordt opgeslagen, in plaats van op je eigen computer. Dit maakt het mogelijk om overal en op elk apparaat toegang te hebben tot je financiële gegevens.
- On-premises boekhoudprogramma: Een boekhoudprogramma waarbij de software op je eigen computer wordt geïnstalleerd en de data op je harde schijf wordt opgeslagen.
Tip 1: Bepaal je behoeften
Voordat je begint met zoeken naar een boekhoudprogramma, is het belangrijk om je behoeften te bepalen. Dit kan helpen om te bepalen welke functionaliteiten en features je nodig hebt en welk type boekhoudprogramma het beste bij je past.
Vraag jezelf af:
- Hoe groot is mijn bedrijf?
- Hoeveel medewerkers heb ik?
- Welke financiële processen moet het programma ondersteunen?
- Heb ik specifieke integraties nodig met andere software, zoals CRM-systemen of e-commerce platforms?
- Heb ik behoefte aan mobiele toegang?
- Moet het programma gebruikt kunnen worden door meerdere gebruikers tegelijkertijd?
Tip 2: Overweeg een cloud boekhoudprogramma
Een cloud boekhoudprogramma biedt verschillende voordelen ten opzichte van een on-premises boekhoudprogramma. Ten eerste heb je overal en op elk apparaat toegang tot je financiële gegevens, wat vooral handig is als je vaak onderweg bent. Daarnaast hoef je je geen zorgen te maken over het onderhouden van de software of het opslaan van de data, omdat dit door de provider wordt gedaan. Bovendien zijn cloud boekhoudprogramma’s vaak gemakkelijker te gebruiken en te implementeren, omdat ze geen installatie vereisen en vaak een gebruiksvriendelijke interface hebben.
Een ander voordeel van cloudgebaseerde boekhoudprogramma’s is dat ze vaak automatische updates hebben, zodat je altijd beschikt over de nieuwste versie van het programma. Dit kan ook helpen om de beveiliging van je financiële gegevens te verbeteren, omdat de provider verantwoordelijk is voor de beveiliging van de server.
Het enige nadeel van cloudgebaseerde boekhoudprogramma’s is dat je afhankelijk bent van een internetverbinding om er gebruik van te kunnen maken. Als je regelmatig in gebieden bent zonder internettoegang, kan een on-premises boekhoudprogramma een beter alternatief zijn.
Tip 3: Zoek naar gebruikersreviews en -beoordelingen
Een goede manier om te bepalen welk boekhoudprogramma het beste bij je past, is door te zoeken naar gebruikersreviews en -beoordelingen. Zoek naar reviews van mensen die een vergelijkbare situatie hebben als jij, zodat je een goed idee krijgt van hoe het programma in de praktijk werkt.
Je kunt ook contact opnemen met de klantenservice van de verschillende programma’s om te vragen naar hun ervaringen met het product. Zo kun je bijvoorbeeld vragen naar hoe gemakkelijk het programma is om te gebruiken, of het goed integreert met andere software en hoe snel ze op vragen reageren als je hulp nodig hebt.
Tip 4: Maak gebruik van proefversies of gratis trials
Veel boekhoudprogramma’s bieden proefversies of gratis trials aan, zodat je het programma kunt uitproberen voordat je het koopt. Dit is een goede manier om te zien of het programma aan je behoeften voldoet en of het gebruiksvriendelijk is.
Tijdens de proefperiode kun je de verschillende functionaliteiten en features van het programma uitproberen en zien of het aan je verwachtingen voldoet. Dit kan helpen om te bepalen of het programma de investering waard is.
Tip 5: Overweeg de kosten
Het is belangrijk om de kosten van een boekhoudprogramma in overweging te nemen voordat je een aankoop doet. De kosten van boekhoudprogramma’s kunnen variëren van enkele tientjes per maand tot honderden euro’s per jaar, afhankelijk van de geboden functionaliteiten en het type programma.
Bedenk welke features je echt nodig hebt en zoek naar programma’s die deze features aanbieden tegen een redelijke prijs. Houd er ook rekening mee dat sommige programma’s een eenmalige aanschafprijs hebben, terwijl andere programma’s maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten hebben.
Conclusie
Het kiezen van het juiste boekhoudprogramma kan een belangrijke beslissing zijn voor je onderneming of financiële professionele carrière. Door je behoeften te bepalen, gebruikersreviews en -beoordelingen te lezen, proefversies of gratis trials te gebruiken en de kosten in overweging te nemen, kun je het programma kiezen dat het beste bij je past. Door goed onderzoek te doen, kun je een programma kiezen dat je helpt om je financiële beheer efficiënt te organiseren en te verbeteren.
Vragen en antwoorden op een rij
Welk boekhoudprogramma is het beste?
Er is geen enkel boekhoudprogramma dat het beste is voor iedereen, omdat de behoeften van elke ondernemer of financiële professional verschillen. Het is daarom belangrijk om je eigen behoeften te bepalen en vervolgens te zoeken naar een programma dat hier goed op aansluit. Wij gebruiken zelf InformerOnline voor ons bedrijf.
Kan ik mijn boekhouding zelf doen met een boekhoudprogramma?
Ja, met een boekhoudprogramma kun je zelf je boekhouding doen, zelfs als je geen financiële achtergrond hebt. Veel boekhoudprogramma’s bieden gebruiksvriendelijke interfaces en stap-voor-stap handleidingen om je te helpen bij het bijhouden van je inkomsten en uitgaven en het maken van financiële rapporten.
Wat is het verschil tussen een cloud en een on-premises boekhoudprogramma?
Een cloud boekhoudprogramma is een programma waarbij de data op een externe server wordt opgeslagen, zodat je overal en op elk apparaat toegang kunt hebben tot je financiële gegevens. Een on-premises boekhoudprogramma is een programma waarbij de software op je eigen computer wordt geïnstalleerd en de data op je harde schijf wordt opgeslagen.
Moet ik kiezen voor een boekhoudprogramma met een eenmalige aanschafprijs of een abonnement?
Dit is afhankelijk van je specifieke behoeften en budget. Een boekhoudprogramma met een eenmalige aanschafprijs kan goedkoper zijn op de lange termijn, maar je moet wel alle updates zelf aanschaffen. Een abonnement kan duurder zijn op de lange termijn, maar je krijgt wel automatische updates en toegang tot de nieuwste versie van het programma.
Zijn er gratis boekhoudprogramma’s beschikbaar?
Ja, er zijn verschillende gratis boekhoudprogramma’s beschikbaar, hoewel deze vaak minder uitgebreide functionaliteiten hebben dan betaalde programma’s. Gratis boekhoudprogramma’s kunnen een goede optie zijn voor kleine ondernemers of vrije beroepsbeoefenaren die op zoek zijn naar een eenvoudig programma om hun financiële gegevens bij te houden.
Houd er wel rekening mee dat gratis boekhoudprogramma’s vaak beperkte ondersteuning hebben en dat je misschien extra kosten moet betalen voor bijkomende functionaliteiten. Daarom is het belangrijk om te overwegen of de kosten van een betaald programma op de lange termijn niet lager zijn dan het gebruik van een gratis programma met eventuele extra kosten.
